周星馳的電影《喜劇之王》，里面提到的一本書，叫《一個演員的自我修養(yǎng)》，其實作為一個優(yōu)秀外貿(mào)人，也有其自我修養(yǎng)！做一個優(yōu)秀的外貿(mào)業(yè)務(wù)員需要注意很多問題，我們共勉！

一個優(yōu)秀外貿(mào)人的自我修養(yǎng)

1、妥善安排會面的約定

I'd like to make an appointment with Mr. Lee. 

當(dāng)你計劃到海外出差，順道拜訪客戶時，必須先通知對方。出國以前再以Telex或電話向?qū)Ψ酱_認(rèn)訪問的日期和目的。如果是臨時決定的拜訪，也要通過對方的秘書安排，告訴她："I'd like to make an appointment with Mr.Lee."（我想和李先生約見一次。）讓對方對你的造訪有所準(zhǔn)備，才會有心情和你洽談。

2、向溝通對手表示善意與歡迎

I will arrange everything.

如果溝通是由你發(fā)起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進(jìn)行。尤其是當(dāng)你的溝通對手是遠(yuǎn)道而來的，你熱心地告知他：“I will arrange everything." (我會安排一切。）不但表現(xiàn)出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進(jìn)行溝通。

3、溝通進(jìn)行中應(yīng)避免干擾

No interruptions during the meeting!

 如果溝通的地點是在你的公司，那么請叮嚀你的部屬，勿在溝通過程中做不必要的干擾。因為過份的干擾會影響溝通的意愿和熱忱。

4、 遵守禮儀

 Behave yourself!

溝通時，仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態(tài)，這樣可以增加人們對你的好感，提高你的溝通效率。坐姿不良、講話時左顧右盼等不良習(xí)慣，都足以使人對體產(chǎn)生不良的印象。

5、適時承認(rèn)自己的過失

 It's my fault.

如果你明顯地犯了錯，并且對別人造成或大或小的傷害，一句充滿歉意的“I'm sorry. It's my fault."（對不起，是我的錯。）通常能夠獲得對方的原諒，至少先讓對方不那么懊惱，等氣消了再解釋清楚。

6、抱怨不是無理取鬧

I have a complaint to make.

以激憤的語氣向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使結(jié)果適得其反。生氣并不能解決問題，不如心平氣和而語氣堅定地告訴對方 "I have a complaint to make.”（我有怨言。）然后告訴他所發(fā)生的事。

7、資料須充實完備

We have a pamphlet in English.

具體的物品通常比口頭描述更有說服力。當(dāng)客戶聽到你說 "We have a pamphlet in English."（我們有英文的小冊子。）或 "Please take this as a sample."（請將這個拿去當(dāng)樣品。）時，一定會興趣大增，進(jìn)而問你許多和產(chǎn)品有關(guān)的問題。如果你平時資料搜集得全面，便能有問必答。這在商務(wù)溝通上是非常有利的。

8、緩和緊張的氣氛

How abouta break?

當(dāng)會議因冗長而陷于沉悶、緊張的氣氛時，做無意義的僵持是無法獲得令人滿意的結(jié)果的。如果能在不打斷對方的情形下提出“How about a break？”（休息一下如何？）對方必能欣然接受，緊張的氣氛也立刻得以緩解。

9、做個周到的主人 

You can use our office equipment if necessary.

如果溝通是在你的公司進(jìn)行，除了應(yīng)向溝通對手提供舒適的場所以外，更應(yīng)該盡量配合對手，向他提供有助于溝通進(jìn)行的服務(wù)與設(shè)備。例如，大大方方地告訴他“You can use our office equipment if necessary.”（如果必要的話，您可以使用我們的辦公室設(shè)備。）協(xié)助對手對溝通內(nèi)容做正確的衡量，其結(jié)果可能也是對己方極為有利的。

10、詢問對方的意見

What is your opinion?

每個人都希望自己的意見受到重視。當(dāng)你和他人進(jìn)行溝通時，除了說出自己的想法以外，隨時可加上一句“What is your opinion?”（你的意見是？）或“ I'd like to hear your ideas about the problem.”（我想聽聽你對這個問題的看法。）不但讓對方感覺受到重視，更能使你們因思想的交流而逐漸達(dá)成協(xié)議。

11、清楚地說出自己的想法與決定

I think I should call a lawyer.

如果在溝通場合中，你無法詳實地說出心中的意念，不僅會使對方聽得滿頭霧水，說不定還會讓對方認(rèn)為你對實際情形根本不了解，而失去和你溝通的興致。試想假如你在向警察描述車禍的發(fā)生時，不能提醒他“I had the right-of-way."（我有優(yōu)先行駛權(quán)。）或沒告訴他“ I think I should call a lawyer."（我想我該叫個律師。）你也許因此而吃了大虧。平常多注意點英美人士對這類場合的應(yīng)對，您這方面的英語一定會大有進(jìn)步！

12、找出問題癥結(jié)

What seems to be the trouble?

任何一個沖突或誤解的產(chǎn)生，都有潛在原因。為什么你的老客戶這回不向你的公司訂貨？為什么對方不能達(dá)到你的要求？這種情況發(fā)生時，要立刻積極地探索原因。向?qū)Ψ教皆儭癢hat seems to be the troubte?”（有什么困難嗎？）或問一句“Is there something that needs our attention?" 有什么需要我們注意點的嗎？）都能表示你對事情的關(guān)切。知道問題的癥結(jié)，才有辦法進(jìn)行溝通。

13、要有解決問題的誠意

Please tell me about it.

當(dāng)客戶向你提出抱怨時，你應(yīng)該做的事是設(shè)法安撫他。最好的辦法就是對他提出的抱怨表示關(guān)切與解決的誠意。你的一句“Please tell me about it”（請告訴我這件事的情況。）或“I'm sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work.”（我為我的錯誤感到抱歉，并向您保證，我會盡全力處理此事。）

14、適時提出建議

We'll send you a replacement right away.

當(dāng)損失已經(jīng)造成時，適時地提出補救方法，往往能使溝通免于陷入僵局，甚至于得以圓滿地達(dá)成協(xié)議。例如：你運送到客戶手上的貨物，的確不是訂單上所標(biāo)明的，而你又能立即向他保證 "We'll send you a replacement right away." （我們會立即寄給您一批替換品。）或者告訴他“We can adjust the price for you if you keep the material.”（如果您留下這批材料，我們可以為您調(diào)整價格。）

15、隨時確認(rèn)重要的細(xì)節(jié)

 Is this waht we decided?

商務(wù)洽談中，一牽扯到金額、交貨條件和日期時，除了洽談當(dāng)時要用口頭復(fù)述加以確認(rèn)外，合約擬好后，更要詳細(xì)地過目一遍。一旦發(fā)現(xiàn)疑點，應(yīng)立刻詢問對方“Is this what we decided?”（這是我們說定的嗎？）合約內(nèi)容真的錯得離譜，就應(yīng)告訴對方“I'll have to return this contract to you unsigned."（我得將這份合約退還給你，不能簽名。）以示抗議。

16、聽不懂對方的話時，務(wù)必請他重復(fù)

Would you mind repeating it?

英語不是我們的母語，聽不懂是很自然的。聽不懂又裝懂，那才是有害的。其實請人家重復(fù)或再講清楚一點并不難，你只要說”Would you mind repeating it?"（您介意再講一遍嗎？），相信對方不但會再說一遍，而且連速度都會放慢些。如果你還是沒聽懂，那么仍然要用這個老方法：“Could you explain it more precisely?”（您能解釋得更明白一點嗎？）

17、使談判對手作肯定答復(fù)的問題

 Is it important that …?

連續(xù)發(fā)問溝通對手給予肯定答復(fù)的問題，最后引導(dǎo)他對你的主要建議也作有定的答復(fù)，是絕對須要花費一番心思的。通常溝通對手只對自己有利的問題，才會痛快地回答“Yes”。因此，在溝通場合開始前，不妨先細(xì)心地想一下，你所希望對方接受的條件，對他有什么好處，試著以“Is it important that …?”（…是不是對您很重要？）或“Is it helpful if …?”（如果…是不是對你有幫助？）未獲得他的肯定，那么要使你的建議通過也不難了。

18、做適當(dāng)?shù)淖尣?/span>

The best compromise we can maks is...

溝通雙方的互相讓步，最常見的例子就是討價還價。買方希望賣方減價一百五十元，而賣方只想減價五十元，雙方一陣討價還價之后，最后減了一百元。不論你的對手是如何的咄咄逼人，你總得做一個最后的讓步：“The best compromise we can make is … ”（我們所能做的最好的折衷辦法是…）或是“ This is the lowest possible price.”（這是最低的可能價格了。）

19、不要倉促地做決定

Please let me think it over.

在商場上講求信用，一旦允諾人家的事情，要再反悔，會令人產(chǎn)生不良印象。因此，在下決定之前，務(wù)必要經(jīng)過深思熟慮。如果你正在和客戶商談一件無法遂下決定的事時，不妨請他給你一點時間“Please let me think it over.”（請讓我考慮一下。）或“ Would it be all right to give you an answer tomorrow?”（明天再答復(fù)您行嗎？）

20、說“不”的技巧

 No, but …

在商務(wù)溝通上，該拒絕時，就應(yīng)該斬釘截鐵地說“No.”拐彎抹角地用“That＇s difficult"（那很困難。）或“Yes, but..."（好是好，可是…）來搪塞，會令對方覺得你答應(yīng)得不夠干脆，而不是在委婉地拒絕。如果你說“No，but…”對方便清楚地知道你是拒絕了，但似乎還可以談?wù)�。這個時候，你因為已先用“No”牽制對方，而站在溝通的有利位置上了。

21、不要催促對手下決定

Stop asking "Have you decided?"

當(dāng)你的溝通對方需要時間來考慮一下方案時，千萬不要一直催促他“Have you decided?”（你決定了沒有？)你不但干擾了他的思考，也可能激怒他。

22、沉默是金

Silence is golden.

面對對方所提無法接受的提議，沉默是最有力的回答。這種無動于衷所帶給溝通對手的壓力，遠(yuǎn)大于澆他一盆冷水。將所達(dá)成的協(xié)議逐一列入記錄—— Let's have the agreed items recorded.為了避免簽約時的爭執(zhí)或重新商議，交涉中達(dá)成協(xié)議的項目應(yīng)做成記錄，并在會議結(jié)束時傳閱。因此，每達(dá)成一項協(xié)議，要記得提醒對方“Let＇s have the agreed items recorded." (我們聲達(dá)成協(xié)議的項目記錄下來。）

23、過分吹牛，足以敗事

Don＇t boast!

磋商者往往為了達(dá)成協(xié)議而向交涉對手做過份不實的吹噓。這種情形在向他人推銷產(chǎn)品時，尤其常見。顧客因聽信你的吹牛而購買產(chǎn)品，進(jìn)而造成損失，輕者不再與你打交道；嚴(yán)重的，恐怕還要告你欺詐，多劃不來！所以，承諾慎重！

24、不浪費溝通對手的時間

...then I＇ll drive you to the airport for your flight at 7:00.

在溝通開始以前，最好事先得知溝通對手的行程表，并盡量配合。當(dāng)你和客戶談好了一切細(xì)節(jié)以后，你對他說“I'll have my secretary type the contract for you to sign at once, then I'll drive you to the airport for your flight at 7:00. (我會讓我的秘書立刻將合同打好給您簽名，然后，我開車送您去機場搭七點鐘的飛機。）

25、達(dá)到目地，立即離開

 I＇m glad to have met you, Mr. Lee.

如果協(xié)議達(dá)成，而你仍流連忘返，則有以下兩種危險：溝通對手改變主意；或者你可能因松懈而目不擇言，說錯了話。因此商議一完成，立即以 "I＇m glad to have met you, Mr. Lee."（李先生，很高興認(rèn)識您。）收場，告別離去。

26、充滿信心地進(jìn)行溝通

You can ask me any question.

任何有心溝通的人，都希望他的溝通對手是個舉足輕重的人物。讓對手認(rèn)為你是有決策力的人，最直接的方法便是一見面就告訴他“ You can ask me anyquestion.”（您可以問我任何問題。）太過緊張容易讓人不安，覺得你不夠?qū)�業(yè)，不能當(dāng)擔(dān)重任。

27、對溝通對手的專長與能力表示認(rèn)知

I know you are good at ….

每個人都對自己的才能引以為榮。向你的溝通對手表示你認(rèn)知他的能力，并寄希望他有所表現(xiàn)：“I know you are good at handling difficult situations, and I believe I can count on you."（我知道你擅于處理棘手問題，并相信我可以依賴您。）

28、以肯定的語氣，談?wù)搶κ值膯栴}

I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company.

當(dāng)對手正在為某個問題煩惱，而你正好能夠幫他忙，一句 "I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company." （我相信我們的專家能提供對貴公司問題有幫助的建議。）必能使他寬慰不已，立刻表現(xiàn)合作的態(tài)度，而你的 溝通力也大大增加了。

29、委婉地透露壞消息

Bad news，I＇m afraid.

要向他人透露壞消息，也需要一點技巧。在向客戶透露漲價或其它壞消息時，先告訴他“Bad news，I＇m afraid”（恐怕是壞消息喔。）也能收到相同的效果。人對某件事的發(fā)生預(yù)先有心理準(zhǔn)備時，總是較容易接受的。

30、強調(diào)溝通雙方相同的處境

 Our costs are way up too.

說服溝通對手的技巧之一，就是強調(diào)雙方的相同點，使其產(chǎn)生認(rèn)同感，進(jìn)而達(dá)成協(xié)議。一個賣主告訴老客戶產(chǎn)品漲價的最常見理由就是“ Our costs are way up too" （我們的成本也上漲了。）以使客戶覺得他的對手和他一樣，正面臨著漲價的處境。

31、向談判對手略施壓力

The special price will be effective until May 30.

為了促使談判對手盡快做決定，略施壓力有時也是值得考慮的手段。例如，聰明的賣主都知道，訂出“最后期限”，能夠刺激原本無心購買或猶豫不決的買主。一句“ Unless you ordr in February, we won＇t be able to deliver in April.”（除非您在二月就下訂單，否則我們無法在四月交貨。）或者“ The Special price will be effective until Mag 30.”（特價的有效期限到五月三十日。）都能使?jié)撛诘馁I主迅速地在心里盤算一番！

32、不要幸災(zāi)樂禍

Don't say" I told you so!"

當(dāng)你以前曾告訴或警告過對手的事被你不幸言中時，用不著再來提醒他“I told you so!" 我告訴過你吧�。┻@種話對你們的溝通沒有幫助，卻只有使聽者更加反感。

33、保留溝通對手的面子

Your views regarding management differ from mine.

要使溝通徹底失敗，最好的辦法就是使你的溝通對手顏面盡失�？墒侨绱艘粊恚瑴贤ú坏�要破裂，也會注意點來對手的怨恨。雖然你重重地打擊了對手，自己卻也成了失敗的溝通者。因此向?qū)Ψ教岢鲑|(zhì)疑時，要確定將矛頭指向事情本身，而不是對手身上：“Your views regarding management differ mine.”（您的經(jīng)營觀點和我的不同。）有時候，你甚至于可以將責(zé)任歸咎于不在場的第三者身上，而不是直接推給溝通對手：" Someone must have given you wrong information."（一定是有人把錯誤的情報給了你。）這樣的說法可以引導(dǎo)對方修正他的觀點，而不會觸怒了他，使他拂袖而去。